Voiko taloyhtiön yhtiökokouksen järjestää etäyhteydellä?

Parhaillaan päällä olevan koronaepidemia aiheuttaa pohdittavaa kaikkiin toimintatapoihin. Toimistoltamme on kysytty viime päivinä lukuisia kertoja sama kysymys: onko taloyhtiön yhtiökokoukset peruttava keväältä.

Nämä samat neuvot pätevät niin epidemian aikana kuin sen jälkeenkin. Yhtiökokouksen voi järjestää laillisesti myös etäyhteydellä kunhan otetaan huomioon muutamat perusasiat.

Koska kokous on pidettävä?

Kokous tulisi asunto-osakeyhtiölain mukaan järjestää kuudessa kuukaudessa tilikauden päättymisestä eli yleensä 30.6. mennessä. Mikäli käsiteltävät asiat ovat tavanomaisia yhtiökokouksen ns. tilinpäätösasioita, on poikkeusoloissa mahdollista siirtää kokousta yli määräajan.

Milloin kokouksen järjestää etäyhteydellä?

Taloyhtiön hallitus voi AOYL 6 luvun 17 §:n 2 momentin nojalla tehdä päätöksen siitä, että kokoukseen voidaan osallistua kokouspaikan ulkopuolelta teknisen välineen avulla, ellei yhtiöjärjestyksessä ole toisin määrätty (harvoin on).

Hallituksen päätös on siis tehtävä ennen kokouksen koolle kutsumista.

Mahdollisuudesta osallistua kokoukseen etäyhteydellä on mainittava yhtiökokouskutsussa.

Kokous on joka tapauksessa järjestettävä myös perinteisesti fyysisenä kokouksena siinä paikassa, johon se on kutsuttu koolle. Kunhan isännöitsijä ja hallituksen puheenjohtaja ovat itse läsnä fyysisesti kokouksessa, muut osallistujat voivat olla etäyhteyden päässä.

Etäyhteysvälineeksi käy sinänsä esimerkiksi puhelin tai videoyhteys. Videoyhteyden avulla etäosallistujille voidaan esittää asiakirjoja ja kokousmateriaali muutoinkin. Videoyhteys on puhelinyhteyttä informatiivisempi ja siksi suositeltavampi – jos suinkin osakkeenomistajat osaavat käyttää yhteyttä.

Ennen varsinaista kokousta voidaan järjestää yhteyden harjoitustilaisuus niille, jotka eivät ole aiemmin yhteyttä käyttäneet.

Milloin kokousta ei voi järjestää etäyhteydellä?

Jos taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä on kielletty kokoukseen osallistuminen teknisen apuvälineen avulla – siis etäyhteydellä – ei yhtiökokousta voida järjestää etäyhteydellä. Yhtiöjärjestyksessä on harvemmin tällaisia kieltoja.

Mikäli kukaan ei osallistu kokoukseen fyysisesti kokouspaikalla, kokous ei ole laillinen. Vähintään hallituksen puheenjohtajan ja isännöitsijän on oltava kokouskutsussa mainitulla kokouspaikalla.

Äänestäminen etäyhteyskokouksessa?

Yhtiökokouksessa päätökset tehdään enemmistöpäätöksellä ellei laissa tai yhtiöjärjestyksessä ole edellytetty määräenemmistöä päätöksen taakso. Esim. yhtiöjärjestyksen muuttaminen edellyttää 2/3 määräenemmistöä. Henkilövalinnoissa järjestetään vaali.

Sekä yhtiökokousasioiden päätökset että henkilövaalit edellytävät aika usein äänestämistä. Äänestämisen tai vaalin järjestämisestä ei ole asunto-osakeyhtiölaissa erityisiä säännöksiä. Päätöksen äänestysmenettelystä tai vaalitavasta tekee yhtiökokous. Mitä useampi osallistuu kokoukseen etäyhteydellä, sitä tärkeämpää on huolehtia siitä, että kukin voi äänestää vain kerran ja että suljetuissa lippuäänestyksissäkin jää tieto siitä, kuka on äänestänyt ja mitä vaihtoehtoa. Tällä on merkitystä mm. päätöksen mahdollisessa moiteprosessissa.

Teknisiä vaihtoehtoja riittäävän luotettavan äänestyksen tai vaalin järjestämiseksi on useampia. Esimerkiksi tekstiviestillä tai sähköpostilla kokouksen aikana tapahtuva äänestäminen on mahdollista, kunhan etukäteen on todennettu osakkaiden käyttämät puhelinnumerot tai sähköpostiosoitteet. Myös erityisiä äänestämiseen tarkoitettuja sovelluksia on saatavana. Myös verkkopankki- tai mobiilivarmennetunnistamiseen perustuvien lomakkeiden käyttäminen on mahdollista ja suositeltavaakin: niitä käyttäen äänestäjän henkilöllisyys todennetaan ja voidaan varmistua siitä, että äänestäjä on osakas tai hänen valtuuttamansa.

Kysymyksiä?

Toimistomme lakimiehet vastaavat mieluusti kokouskäytännekysymyksiin ja laativat tarvittavia päätös- ja kutsumateriaaleja.